GDPR

Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

Potrivit GDPR, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”). O persoana fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Calificarea contabililor/auditorilor poate varia în functie de context. În cazul în care contabilii oferă servicii publicului general și micilor comercianți pe baza unor instrucțiuni foarte generale („pregătiți declarațiile mele de venit”), aceștia – la fel ca avocații care acționează în circumstanțe similare și din motive similare – vor avea rolul de operatori de date.

Totuși, atunci când contabilul este angajat de o firmă și trebuie să se supună instrucțiunilor detaliate ale conducerii firmei, cum ar fi realizarea unui audit detaliat, atunci acesta, dacă nu este un angajat permanent, va avea rolul de persoană împuternicită, având în vedere instructiunile clare și libertatea sa limitata de acțiune. Totuși, există o condiție majoră, și anume faptul că, atunci când contabilii consideră că au detectat practici ilegale pe care sunt obligați să le raporteze, având în vedere obligațiile lor profesionale, aceștia acționează independent în calitate de operatori.

O companie își externalizează serviciile de contabilitate. Atunci când acționează în numele clientului său, contabilul este operator, din perspectiva datelor personale cuprinse în registrele contabile. Acest lucru se întâmplă pentru că un contabil ori alt furnizor profesional de servicii acționează în baza unor obligații profesionale ce le impun să își asume responsabilitatea pentru datele personale pe care le prelucrează. Spre exemplu, dacă un contabil detectează activități ilegale în timpul activității sale, poate fi obligat să raporteze aceste activități către poliție ori alte autorități. Prin realizarea acestui lucru, contabilul în cauză nu acționează în baza unor instrucțiuni primite de la client, ci în concordanță cu obligațiile profesionale pe care le are, deci devine, prin urmare, operator pe acel tip de prelucrări.

Atunci când furnizorii de servicii profesionale prelucrează date în conformitate cu obligațiile lor profesionale, ei vor acționa ca operatori și nu vor putea împarți ori pasa obligațiile lor către client, în acest context.

Persoana vizată este acea persoană fizică ale cărei date sunt prelucrate. De reținut ideea de mai sus că persoana vizată este o persoană fizică, în viață. Persoanele vizate în operațiunile de prelucrare pe care le implică munca unui contabil, expert contabil sau auditor financiar sunt reprezentate de angajații potențiali sau actuali ai unei companii, precum și clienții acelei companii. Într-o mai mică măsură, prelucrarea datelor de către contabil sau auditorul financiar implică și administratorul, acționarii sau asociații unor companii.

Temeiul legal al prelucrării Datelor cu caracter personal este art. 6 alin(1) al GDPR și anume prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre urmatoarele condiții:

• persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
• prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este investit operatorul;
• prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Ordinul Ministerului Finantelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016, care stabilește documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite: nota de recepție și constatare de diferențe, bon de consum, fișa de magazie, lista de inventariere, chitanța, dispoziție de plată/încasare către casierie, borderou de achiziție, borderou de achiziție (de la producători individuali), ordin de deplasare (delegație), ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale), decont de cheltuieli (pentru deplasări externe), decizie de imputare, etc.

Art. 25 din Legea contabilității, nr. 82 din 1991 prevede că “Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrarilor în contabilitatea financiară se pastrează în arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția ștatelor de salarii care se pastrează timp de 50 de ani”.

Societatea Foqus Accounting SRL prelucrează date cu caracter personal ale clienților persoane fizice sau persoane juridice.

Foqus Accounting SRL colectează de la clienți informațiile pe care aceștia le furnizează pentru:

• a crea contul de utilizator care poate include dar nu se limiteză la nume, email, număr de telefon, adresă, nume de utilizator și parolă, cont bancar, număr de identificare Registrul Comerțului, cod unic de identificare, cod numeric personal;
• informații furnizate de clienți în vederea prestării serviciilor incluzand fără a se limita la date de facturare, date privind angajații clienților etc;

Foqus Accounting SRL colectează informații privind utilizarea serviciilor de către clienți, incluzând dar fără a se limita la tipul de servicii solicitate de clienți, data și intervalul de timp în care aceste servicii au fost prestate. Foqus Accounting SRL poate colecta informații privind dispozitivele clienților prin care sunt accesate serviciile precum sistemele de operare și versiuni ale acestora, software, hardware, nume de fișiere și versiuni, date de identificare a dispozitivelor (adresa IP).

Informațiile colectate sunt prelucrate de catre Foqus Accounting SRL în scopul prestării serviciilor. Foqus Accounting SRL folosește aceste informații și pentru a asigura siguranța utilizatorilor și a dispozitivelor acestora dar și pentru dezvoltarea serviciilor curente. Foqus Accounting SRL nu dezvăluie către terțe parți informațiile pentru a fi utilizate în scopuri de marketing.

Foqus Accounting SRL este autorizată să utilizeze informațiile colectate în cadrul oricărei investigații/demers judiciar care are legatură cu utilizarea de către clienți a serviciilor precum și în orice alte cazuri în care utilizarea acestora este permisă în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

This post is also available in: Engleză Franceză Italiană